Tickets, factures, certificats et expertises, conservés en privé avec les exemplaires auxquels ils se rapportent. Pour le plan Dealer.
Ce que c'est
L'histoire d'un livre s'écrit sur un papier qui n'est pas le livre : le ticket de la librairie, la facture du libraire, le bordereau de la maison de vente, le certificat qui accompagne une signature, l'expertise demandée par votre assureur, la note du relieur, parfois une licence d'exportation. Shelvd enregistre déjà ce que dit ce papier, dans la provenance, les estimations et l'historique de l'état. Le stockage de documents conserve le papier lui-même.
Un document est un fichier avec un type, une date, une contrepartie, une référence et un montant. Vous le liez aux livres qu'il concerne et, pour chaque livre, à la ligne qu'il prouve : l'achat, l'estimation, la restauration. Un bordereau d'adjudication peut couvrir douze lots ; un ticket, quatre livres. Vous le téléversez une seule fois.
Privé par conception
Les documents ne sont pas des photos du livre. Une facture porte des noms, des adresses et des prix ; les documents sont donc rangés dans un stockage séparé et privé :
- Vous seul pouvez les ouvrir. Un autre compte qui aurait le lien reçoit « introuvable ».
- Ils n'apparaissent jamais dans les catalogues, les exports vers les places de marché, les fiches PDF ou les pages publiques.
- Une personne du support qui vous aide lors d'une session d'assistance voit qu'un document existe, mais ne peut pas l'ouvrir.
Ajouter un document
Sur un livre, descendez jusqu'à Documents et choisissez Ajouter un document. Déposez un PDF ou une photo, choisissez un fichier ou, sur un téléphone, photographiez le ticket.
Choisissez la ligne que le document prouve. Shelvd remplit ce qu'il sait déjà de cette ligne : un achat propose un ticket avec la librairie, la date et le prix ; un achat aux enchères, un bordereau d'adjudication ; une estimation professionnelle, un rapport d'expertise. Pour un ticket ou une facture, vous pouvez aussi indiquer la preuve sur la ligne d'achat d'un seul clic. Rien n'est modifié sans cette case cochée.
Les fichiers PDF et les photos (JPEG, PNG, WebP, HEIC, TIFF) sont acceptés, jusqu'à la taille que votre formule permet par fichier. Shelvd vérifie qu'un fichier est bien ce qu'il prétend être. Si vous téléversez un fichier déjà conservé, Shelvd propose de lier le document existant plutôt que d'en garder une seconde copie.
Le document est déjà conservé ? Lier un document existant le retrouve par titre, contrepartie ou référence.
Faire lire un reçu par Claude
Un reçu est une liste de livres avec des prix, et le recopier deux fois coûte une soirée. Lire avec l'IA confie un document à Claude, pour un crédit IA.
Claude lit la librairie, la ville, la date, la référence et chaque ligne. Shelvd cherche ensuite le livre visé par chaque ligne : d'abord sur l'ISBN, puis sur un numéro de catalogue, puis sur le titre avec l'auteur. Vous voyez les lignes à côté des livres, et c'est vous qui décidez.
Rien n'est écrit tant que vous n'avez pas coché une ligne. Une ligne cochée inscrit un achat dans la provenance de ce livre, avec la librairie et la ville, la date et le prix du reçu, et ce document comme pièce justificative. Un prix devient aussi une estimation, comme dans le formulaire du livre. Les lignes qui ne sont pas des livres, le magazine, les frais de port, la remise, s'affichent mais ne peuvent pas être cochées : un reçu porte plus que votre collection.
La page Documents
Documents dans la navigation liste tout ce que vous avez conservé. Filtrez par type (acquisition, vente, authenticité, estimation, état, licences et transport, et plus encore), par année, selon qu'un document est lié à un livre, et par licences qui expirent dans les 90 jours. La recherche porte sur le titre, la contrepartie, la référence et les notes.
Cliquez sur un document pour ouvrir son panneau : ouvrir ou télécharger le fichier, modifier ses informations, le lier à d'autres livres, le délier ou le supprimer.
Que se passe-t-il quand…
- Vous supprimez un livre. Ses documents restent. Une facture reste nécessaire quand le livre est parti, et elle peut couvrir d'autres livres.
- Vous supprimez un document. Le fichier, son aperçu et ses liens disparaissent. Les livres restent.
- Vous changez de formule. Ajouter des documents demande le plan Dealer. Ce que vous avez conservé reste à vous : vous pouvez l'ouvrir, le télécharger, le modifier, le délier et le supprimer avec toutes les formules.
- Vous voulez tout récupérer. Tout télécharger (ZIP) sur la page Documents vous donne chaque fichier, classé par année et par type, avec un tableau des informations et des livres de chaque document.
- Vous supprimez votre compte. Vos documents sont supprimés avec lui. Téléchargez d'abord l'archive si vous avez besoin des fichiers pour votre comptabilité.
Pourquoi garder le papier
- Assurance. Après un dommage ou un vol, l'assureur demande une preuve d'achat et une expertise récente.
- Vendre sous le régime de la marge. Les libraires qui vendent des biens d'occasion sous le régime de la marge TVA conservent pour chaque article la facture d'achat et de vente.
- Passer une frontière. Dans l'UE, les livres de plus de 100 ans valant plus de 50 000 € exigent une licence d'exportation, et les incunables toujours. Depuis juin 2025, importer dans l'UE des livres de plus de 200 ans valant plus de 18 000 € exige une déclaration de l'importateur.
- Provenance. Une lettre d'un ancien propriétaire ou une note de cession d'une bibliothèque est souvent la seule preuve du parcours d'un exemplaire.
Shelvd ne donne pas de conseil juridique et ne vérifie pas si une licence était nécessaire. Il veille à ce que vous retrouviez le papier quand on vous le demande.
Voir aussi : Suivi de la provenance · Historique des estimations · Historique de l'état · Cataloguer pour vendre