Kassabonnen, facturen, certificaten en taxaties, privé bewaard bij de exemplaren waar ze bij horen. Voor het Dealerplan.
Wat het is
De geschiedenis van een boek staat op papier dat het boek niet is: de kassabon van de boekhandel, de factuur van de antiquaar, de afrekening van het veilinghuis, het certificaat bij een handtekening, de taxatie waar je verzekeraar om vroeg, de rekening van de binder, soms een uitvoervergunning. Shelvd legt al vast wat dat papier zegt, in herkomst, waarderingen en conditiegeschiedenis. Documentopslag bewaart het papier zelf.
Een document is een bestand met een soort, een datum, een tegenpartij, een referentie en een bedrag. Je koppelt het aan de boeken waar het over gaat en, per boek, aan de regel die het bewijst: de aankoop, de waardering, de restauratie. Eén veilingafrekening kan twaalf loten dekken; één kassabon vier boeken. Je uploadt het één keer.
Privé van opzet
Documenten zijn geen foto's van het boek. Een factuur bevat namen, adressen en prijzen, dus documenten staan in aparte, privé opslag:
- Alleen jij kunt ze openen. Een ander account dat toevallig de link heeft, krijgt "niet gevonden".
- Ze verschijnen nooit in catalogi, marktplaatsexports, PDF-inserts of publieke pagina's.
- Wie je via een supportsessie helpt, ziet dat een document bestaat, maar kan het niet openen.
Een document toevoegen
Scrol op een boek naar Documenten en kies Document toevoegen. Sleep een PDF of foto erin, kies een bestand, of neem op je telefoon een foto van de kassabon.
Kies de regel die het document bewijst. Shelvd vult in wat het al weet uit die regel: een aankoop stelt een kassabon voor met de winkel, de datum en de prijs; een aankoop op een veiling een veilingafrekening; een professionele waardering een taxatierapport. Bij een kassabon of factuur kun je met één vinkje ook het bewijs op de aankoopregel aanvullen. Zonder dat vinkje wordt niets gewijzigd.
PDF-bestanden en foto's (JPEG, PNG, WebP, HEIC, TIFF) worden aanvaard, tot de grootte die je abonnement per bestand toelaat. Shelvd controleert of een bestand echt is wat het zegt te zijn. Upload je een bestand dat je al bewaarde, dan stelt Shelvd voor het bestaande document te koppelen in plaats van een tweede kopie te bewaren.
Staat het document er al? Bestaand koppelen vindt het op titel, tegenpartij of referentie.
Een bon laten lezen door Claude
Een kassabon is een lijst boeken met prijzen, en die twee keer overtypen kost een avond. Lezen met AI geeft één document aan Claude, voor één AI-credit.
Claude leest de winkel, de plaats, de datum, de referentie en elke regel. Shelvd zoekt daarna bij elke regel het boek dat bedoeld wordt: eerst op ISBN, dan op catalogusnummer, dan op titel met auteur. Je ziet de regels naast de boeken staan, en jij beslist.
Er wordt niets weggeschreven tot je een regel aanvinkt. Een aangevinkte regel legt een aankoop vast in de herkomst van dat boek, met winkel en plaats, de datum en de prijs van de bon, en dit document als bewijsstuk. Een prijs wordt ook een waardering, net zoals in het boekformulier. Regels die geen boek zijn, het tijdschrift, de verzendkosten, de korting, staan er wel maar kunnen niet aangevinkt worden: op een bon staat meer dan je verzameling.
De pagina Documenten
Documenten in de navigatie toont alles wat je bewaarde. Filter op soort (verwerving, verkoop, echtheid, waardering, conditie, vergunningen en transport, en meer), op jaar, op of een document aan een boek gekoppeld is, en op vergunningen die binnen 90 dagen verlopen. Zoeken kijkt in titel, tegenpartij, referentie en notities.
Klik op een document om het paneel te openen: het bestand openen of downloaden, de gegevens bewerken, aan meer boeken koppelen, ontkoppelen of verwijderen.
Wat gebeurt er als…
- Je een boek verwijdert. De documenten blijven. Een factuur heb je nog nodig als het boek weg is, en ze kan andere boeken dekken.
- Je een document verwijdert. Het bestand, het voorbeeld en de koppelingen verdwijnen. De boeken blijven.
- Je van abonnement verandert. Documenten toevoegen vraagt het Dealerplan. Wat je bewaarde blijft van jou: je kunt het op elk abonnement openen, downloaden, bewerken, ontkoppelen en verwijderen.
- Je alles eruit wilt. Alles downloaden (ZIP) op de pagina Documenten geeft je elk bestand, geordend per jaar en soort, met een spreadsheet van de gegevens en de boeken waar elk document bij hoort.
- Je je account verwijdert. Je documenten worden mee verwijderd. Download eerst het archief als je de bestanden voor je boekhouding nodig hebt.
Waarom het papier bewaren
- Verzekering. Na schade of diefstal vraagt een verzekeraar een aankoopbewijs en een recente taxatie.
- Verkopen onder de margeregeling. Handelaars die tweedehandsgoederen onder de btw-margeregeling verkopen, bewaren per artikel de aankoop- en verkoopfactuur.
- Grenzen over. In de EU hebben boeken ouder dan 100 jaar en meer waard dan €50.000 een uitvoervergunning nodig, incunabelen altijd. Sinds juni 2025 vraagt het invoeren in de EU van boeken ouder dan 200 jaar en meer waard dan €18.000 een invoerdersverklaring.
- Herkomst. Een brief van een vorige eigenaar of een vrijgavebrief van een bibliotheek is vaak het enige bewijs van waar een exemplaar geweest is.
Shelvd geeft geen juridisch advies en controleert niet of een vergunning nodig was. Het zorgt dat je het papier vindt als iemand erom vraagt.
Zie ook: Herkomst bijhouden · Waarderingsgeschiedenis · Conditiegeschiedenis · Catalogiseren om te verkopen