Kassenbons, Rechnungen, Zertifikate und Gutachten, privat aufbewahrt bei den Exemplaren, zu denen sie gehören. Für den Dealer-Plan.
Was es ist
Die Geschichte eines Buches steht auf Papier, das nicht das Buch ist: der Kassenbon der Buchhandlung, die Rechnung des Antiquars, die Abrechnung des Auktionshauses, das Zertifikat zu einer Signatur, das Gutachten, das deine Versicherung verlangt hat, die Rechnung des Buchbinders, manchmal eine Ausfuhrgenehmigung. Shelvd hält bereits fest, was dieses Papier sagt, in Provenienz, Bewertungen und Zustandsverlauf. Der Dokumentenspeicher bewahrt das Papier selbst.
Ein Dokument ist eine Datei mit Art, Datum, Gegenpartei, Referenz und Betrag. Du verknüpfst es mit den Büchern, um die es geht, und für jedes Buch mit dem Eintrag, den es belegt: dem Kauf, der Bewertung, der Restaurierung. Eine Zuschlagsrechnung kann zwölf Lose abdecken, ein Kassenbon vier Bücher. Du lädst es einmal hoch.
Privat von Grund auf
Dokumente sind keine Fotos des Buches. Eine Rechnung enthält Namen, Adressen und Preise, deshalb liegen Dokumente in einem getrennten, privaten Speicher:
- Nur du kannst sie öffnen. Ein anderes Konto, das zufällig den Link hat, bekommt „nicht gefunden“.
- Sie erscheinen nie in Katalogen, Marktplatz-Exporten, PDF-Einlegern oder öffentlichen Seiten.
- Wer dir in einer Support-Sitzung hilft, sieht, dass ein Dokument existiert, kann es aber nicht öffnen.
Ein Dokument hinzufügen
Scrolle bei einem Buch zu Dokumente und wähle Dokument hinzufügen. Ziehe ein PDF oder Foto hinein, wähle eine Datei oder fotografiere auf dem Telefon den Kassenbon.
Wähle den Eintrag, den das Dokument belegt. Shelvd füllt aus, was es aus diesem Eintrag schon weiß: Ein Kauf schlägt einen Kassenbon mit Geschäft, Datum und Preis vor, ein Kauf auf einer Auktion eine Zuschlagsrechnung, eine professionelle Bewertung ein Schätzgutachten. Bei einem Kassenbon oder einer Rechnung kannst du mit einem Häkchen auch den Nachweis am Kaufeintrag ergänzen. Ohne dieses Häkchen wird nichts geändert.
PDF-Dateien und Fotos (JPEG, PNG, WebP, HEIC, TIFF) werden angenommen, bis zu der Größe, die dein Plan je Datei erlaubt. Shelvd prüft, ob eine Datei wirklich ist, was sie vorgibt. Lädst du eine Datei hoch, die du schon gespeichert hast, schlägt Shelvd vor, das vorhandene Dokument zu verknüpfen, statt eine zweite Kopie zu behalten.
Ist das Dokument schon gespeichert? Vorhandenes verknüpfen findet es über Titel, Gegenpartei oder Referenz.
Einen Beleg von Claude lesen lassen
Ein Kassenbon ist eine Liste von Büchern mit Preisen, und ihn zweimal abzutippen kostet einen Abend. Mit KI lesen übergibt ein Dokument an Claude, für ein KI-Guthaben.
Claude liest die Buchhandlung, den Ort, das Datum, die Referenz und jede Zeile. Shelvd sucht danach zu jeder Zeile das gemeinte Buch: zuerst über die ISBN, dann über eine Katalognummer, dann über Titel und Autor. Du siehst die Zeilen neben den Büchern, und du entscheidest.
Es wird nichts geschrieben, bis du eine Zeile ankreuzt. Eine angekreuzte Zeile hält einen Kauf in der Provenienz dieses Buches fest, mit Buchhandlung und Ort, dem Datum und dem Preis vom Beleg, und diesem Dokument als Nachweis. Ein Preis wird auch zu einer Bewertung, genau wie im Buchformular. Zeilen, die keine Bücher sind, die Zeitschrift, das Porto, der Rabatt, werden gezeigt, lassen sich aber nicht ankreuzen: Auf einem Beleg steht mehr als deine Sammlung.
Die Seite Dokumente
Dokumente in der Navigation listet alles, was du gespeichert hast. Filtere nach Art (Erwerb, Verkauf, Echtheit, Bewertung, Zustand, Genehmigungen und Transport und mehr), nach Jahr, danach, ob ein Dokument mit einem Buch verknüpft ist, und nach Genehmigungen, die innerhalb von 90 Tagen ablaufen. Die Suche durchsucht Titel, Gegenpartei, Referenz und Notizen.
Klicke auf ein Dokument, um sein Feld zu öffnen: Datei öffnen oder herunterladen, Angaben bearbeiten, mit weiteren Büchern verknüpfen, Verknüpfung lösen oder löschen.
Was passiert, wenn…
- du ein Buch löschst. Seine Dokumente bleiben. Eine Rechnung braucht man auch noch, wenn das Buch weg ist, und sie kann andere Bücher abdecken.
- du ein Dokument löschst. Datei, Vorschau und Verknüpfungen verschwinden. Die Bücher bleiben.
- du den Plan wechselst. Dokumente hinzufügen erfordert den Dealer-Plan. Was du gespeichert hast, bleibt deins: Du kannst es in jedem Plan öffnen, herunterladen, bearbeiten, Verknüpfungen lösen und löschen.
- du alles haben willst. Alles herunterladen (ZIP) auf der Seite Dokumente gibt dir jede Datei, nach Jahr und Art geordnet, mit einer Tabelle der Angaben und der Bücher jedes Dokuments.
- du dein Konto löschst. Deine Dokumente werden mitgelöscht. Lade vorher das Archiv herunter, wenn du die Dateien für deine Buchhaltung brauchst.
Warum das Papier aufbewahren
- Versicherung. Nach einem Schaden oder Diebstahl verlangt die Versicherung einen Kaufnachweis und ein aktuelles Gutachten.
- Verkauf mit Differenzbesteuerung. Händler, die Gebrauchtwaren differenzbesteuert verkaufen, bewahren für jeden Artikel Einkaufs- und Verkaufsrechnung auf.
- Grenzen überqueren. In der EU brauchen Bücher, die älter als 100 Jahre und mehr als 50.000 € wert sind, eine Ausfuhrgenehmigung, Inkunabeln immer. Seit Juni 2025 erfordert die Einfuhr von Büchern, die älter als 200 Jahre und mehr als 18.000 € wert sind, in die EU eine Einführererklärung.
- Provenienz. Ein Brief eines früheren Besitzers oder eine Freigabe einer Bibliothek ist oft der einzige Beleg dafür, wo ein Exemplar gewesen ist.
Shelvd gibt keine Rechtsberatung und prüft nicht, ob eine Genehmigung nötig war. Es sorgt dafür, dass du das Papier findest, wenn jemand danach fragt.
Siehe auch: Provenienz erfassen · Bewertungsverlauf · Zustandsverlauf · Katalogisieren, um zu verkaufen