Je beschikt over een spreadsheet. Natuurlijk doe je dat. Elke verzamelaar heeft er één: het bestand dat klein begon, onhandig werd en nu 2000 rijen van verschillende kwaliteit bevat, drie verschillende datumformaten en een kolom met de naam 'misc' die je niet durft te openen.
Shelvd kan het importeren.
Het sjabloon
Voordat je iets importeert, downloadt je de Shelvd Excel-sjabloon van de importpagina. Het laat je precies zien welke kolommen Shelvd verwacht, in welke volgorde, met welke opmaak. Je kunt het volgende doen:
- Plak je gegevens in de sjabloon — wijs je kolommen toe aan de juiste headers
- Hernoem je kolommen zodat deze overeenkomen met de sjabloonkopteksten – als je spreadsheet al in de buurt is
De sjabloonkolommen omvatten: titel, ondertitel, auteur, ISBN-13, ISBN-10, uitgever, publicatiejaar, editie, staat en nog veel meer. Ze zijn niet allemaal vereist. Titel is het enige echt verplichte veld.
Het importproces
- Ga naar Boeken → Importeren (of zoek het op in de navigatie)
- Upload je .xlsx-bestand
- Shelvd leest de headers en wijst deze toe aan velden
- Bekijk een voorbeeld van de gegevens — controleer op duidelijke problemen
- Klik op Importeren
Door de import wordt één boek per rij gemaakt. Auteurs worden geparseerd in de indeling 'Laatste, Eerste'. ISBN's zijn gevalideerd. Datums zijn genormaliseerd. Lege rijen worden overgeslagen.
Wat kun je verwachten
Wees realistisch. Het importeren van een spreadsheet is een migratie, geen wonder.
- Schone gegevens worden prachtig geïmporteerd. Als je spreadsheet een consistente opmaak, de juiste ISBN-nummers en daadwerkelijke titels heeft, zult je blij zijn.
- Rommelige gegevens worden minder mooi geïmporteerd. Samengevoegde cellen, inconsistente auteursnamen, datums in drie formaten: dit levert records op die handmatig moeten worden opgeschoond.
- Ontbrekende gegevens is geen issue. Lege cellen worden lege velden. Je kunt ze later invullen met de Enrich-modus.
Na het importeren
Zodra je boeken binnen zijn, begint het echte werk:
- Controleer enkele records om er zeker van te zijn dat de mapping correct was
- Voer een collectie-audit uit om te zien welke velden in je bibliotheek ontbreken
- Gebruik Enrich Mode voor boeken met ISBN-nummers om metadata uit bibliotheekcatalogi op te halen
- Repareer auteursnamen die niet correct zijn geparseerd (de pagina Bijdragers in Instellingen kan helpen)
Het spreadsheet was het begin. Shelvd is waar de catalogus begint te ademen.
Ondersteunde formaten
Momenteel: .xlsx (Excel). Als je een .csv-bestand hebt, opent je dit eerst in Excel en slaat je het op als .xlsx. Als je een .numbers-bestand heeft, exporteer dan naar Excel. Als je een handgeschreven grootboek heeft, bewonderen we je inzet, maar kunnen we programmatisch niet helpen.
Exporteert ook
Wat erin gaat, moet er ook uit komen. Shelvd exporteert naar Excel, CSV en JSON, zodat je gegevens nooit vast komen te zitten. Zie het artikel Importeren/Exporteren voor volledige details.
📖 Gerelateerd op de blog: 28.000 boeken